Szkolenia online z perspektywy

Dwa tygodnie temu poprowadziłem pierwsze szkolenie stacjonarne od początku marca 2020, a więc od pół roku (było to szkolenie PSPO Advanced). Przez ten czas zdążyłem jednak poprowadzić wiele szkoleń online. Bycie na sali było więc poniekąd zapomnianym doświadczeniem, powrót do którego przyniósł nieuchronne porównywanie tego ze szkoleniem online. Poniżej dzielę się tymi moimi osobistymi spostrzeżeniami i wrażeniami.

Już przygotowując salę i materiały do szkolenia (wieczorem przed pierwszym dniem) – rzecz, którą przez ostatnią dekadę robiłem dziesiątki razy – miałem poczucie bezsensu i cofnięcia się. Bite dwie godziny przygotowywania różnych papierów: wieszania na ścianach plakatów, zasłaniania części z nich (by móc je potem w odpowiednim momencie ćwiczenia odkryć), następnie sortowania i układania materiałów opisujących studium przypadku (które potem uczestnicy otrzymywali stopniowo w trakcie), by upewnić się, że są wszystkie i we właściwej kolejności. Następnie sprawdzenie kart do gier (podczas szkolenia uczestnicy układają różne pojęcia lub otrzymują „karty inspiracji” – i tak dalej) i również odpowiednie ich przygotowanie. A na koniec rozłożenie na stołach materiałów indywidualnych – wydruk slajdów + miejsce na notatki w naszych eleganckich segregatorach – oraz oczywiście karteczek post-it, pisaków itp. itd. Całe sterty papieru. Papieru, który jest tam tylko dlatego, że nie ma jak inaczej przekazać tego wszystkiego uczestnikom; co gorsza papieru, którego większość skończyła w koszu dwa dni później.

Poczucie bezsensu miałem, bo w głowie miałem świeże doświadczenie jak rzecz wygląda na szkoleniu online. Również trzeba przygotować materiały – a więc współdzielone dokumenty, czasem tablice wirtualne i jakieś wspomagające narzędzia. Wszystko to jednak jest od razu gotowe, nie trzeba rozkładać, sortować, kleić na ścianach i tak dalej. Nie może się też nic pogubić ani ułożyć w złej kolejności. Można więc ten czas przed szkoleniem poświęcić na to by, na przykład, zastanowić się co poprawić, co tym razem zrobić inaczej, lepiej. Mój czas jako trenera jest dużo lepiej wykorzystany – a dodatkowo nie powstają żadne odpady.

Przez pierwszy dzień szkolenia zastanawiałem się, czy ten cały wysiłek ma w ogóle jakiś sens, ale nie odkryłem ani jednej korzyści z tego, że materiały miały fizyczną, papierową postać.

Wręcz przeciwnie: pojawił się ponownie problem „brakujących slajdów”. Szykując materiały szkoleniowe do wydruku, zawsze pomija się pewne slajdy – na przykład takie, które zdradzają rozwiązania zagadek albo sugerują dalszy rozwój ćwiczeń – lub po prostu po to, żeby móc w ogóle uczestników czymś zaskoczyć. Oczywiście potem mają oni poczucie, że coś stracili, jeśli tych slajdów nie mają w leżącymi przed nimi wydruku – rodzi się zupełnie niepotrzebna frustracja. W szkoleniu online, gdzie nie ma żadnych papierowych artefaktów, problem w ogóle z natury rzeczy nie występuje, szkolenie toczy się naturalnie i wszyscy widzą to, co widzą, i co widzieć powinni wtedy, kiedy powinni. Jeśli potem proszą o PDF ze slajdami to nie z frustracji, ale po to pewnie, by móc coś, co ich zaciekawiło pokazać innym – albo z nawyku.

Przy okazji zawsze zastanawiałem się jaka jest w ogóle wartość drukowania materiałów szkoleniowych. To taka tradycja, że na przyzwoitym szkoleniu stacjonarnym trzeba dostać coś drukowanego. Każdy z nas, kto pracuje dłużej niż dekadę, ma pewnie gdzieś – w domu albo w biurze – małą stertę takich materiałów, zbindowanych albo w segregatorkach, okraszonych naszymi notatkami i rysuneczkami. Ciekaw jestem jak często zdarza się Wam do nich wrócić – a jeśli już w ogóle się zdarzyło, to do jakiej części z nich? Bo mi się to prawie nie zdarza. A najważniejszym tego powodem jest fakt, że nie mogę ich przeszukać szybko i sprawnie. Dlatego już od kilku lat, kiedy jestem na szkoleniu jako uczestnik notuję na komputerze (parę lat temu nawet kupiłem specjalnie tableto-notebook by móc to robić efektywnie) – i te notatki niejednokrotnie zdarzyło mi się czytać, korzystać z nich. Czemu? Bo są w OneNote – a więc zawsze pod ręką – i łatwo mogę je znaleźć (wpisuję o co mi chodzi w pole „Search” – i voila, mam moje notatki).

Ale na tym nie koniec. Na szkoleniu stacjonarnym część notatek powstaje jako wspólna praca zespołów, której efekty umieszczane są oczywiście na flipach albo na karteczkach lepionych po całej sali. Do tego dochodzą rysuneczki tworzone przez trenera przy okazji tłumaczenia tego czy owego zagadnienia. Żadnej z tych rzeczy uczestnicy nie mogą zabrać z sobą (i potem kończą one w śmietniku), więc wszyscy robią zdjęcia telefonami. Nie wiem czy później z tych zdjęć się korzysta czy też trafiają one na wirtualną stertę podobnie jak fizyczne segregatorki ze szkoleń? Bo problemem może być odgadnięcie czego dotyczy kolekcja kolorowych karteczek zabazgranych różnymi charakterami pisma, którym zdjęcie cyknąłeś rok temu.

A jak to wygląda na szkoleniu online (przynajmniej u nas)? Każda grupa współpracuje na współdzielonym dokumencie, do którego wszyscy mają dostęp. Niemal wszystko, co normalnie ląduje na ścianie w formie flipów i post-itów, trafia tam. Tyle, że jest tam w kontekście konkretnego ćwiczenia czy zagadnienia, który jest w tymże dokumencie opisany, więc wiadomo o co chodzi. I jest w formie tekstu. Jest więc to zrozumiałe, łatwo wyszukiwalne i dostępne. Jeśli poza dokumentem używamy jakichś wirtualnych tablic, to na nich też po kartkach pisze się tekstem. Jeśli jako trener rysuję (czasem to robię, choć żaden ze mnie artysta), robię to oczywiście na wirtualnej tablicy. Później do wszystkiego tego uczestnicy zachowują dostęp „na zawsze” (w każdym razie u nas), czyli mogą sobie to skopiować albo wracać do tego, kiedy tylko zechcą.

Inna obserwacja: na szkoleniach typową formą pracy jest dyskusja lub ćwiczenie w podgrupach (zespołach), a potem omówienie wyników cała grupą. Koncept jest ogólnie dobry, ale na szkoleniu stacjonarnym jest mały problem. Gdy grupy wkręcą się w dyskusję (co jest ogólnie dobre) samo doprowadzenie do tego, żeby wszyscy się uciszyli i można było kontynuować wymaga kilku minut sygnalizowania na różne sposoby, że czas minął. Tylko potem te „kilka minut” się sumuje i zjada czas, w efekcie czego jest ryzyko, że z agendy wypada jakaś część przewidzianego materiału. Można oczywiście uciszać i sygnalizować bardziej „agresywnie”. Wtedy jest szybciej, ale uczestnikom jest nieprzyjemnie o czym od razu mówią (mają poczucie, że prowadzący traktuje ich „z buta”).

Kiedyś przyjmowałem to jako swego rodzaju zło konieczne, coś, co trzeba po prostu zaakceptować. Teraz patrzę już na to inaczej, bo wiem już jak się to robi online. Używamy do tego tzw. breakout-rooms, które na platformie Zoom mają niezwykle cenną cechę: same się zamykają po upłynięciu wcześniej ustawionego czasu (tzw. timebox). Problemu z przeciągającą się pracą w grupach po prostu nie ma. Zasadniczo ułatwia to trzymanie się czasu na szkoleniu, a co za tym idzie, sprawne przerobienie materiału. Mocno za tym zatęskniłem na sali.

Co więcej, na szkoleniu online nie ma w ogóle „pobocznych dyskusji” – czyli sytuacji, kiedy dwie-trzy osoby gdzieś o czymś zawzięcie debatując przeszkadzają grupie – i trenerowi – w pójściu dalej z zajęciami. Na sali to norma. I zwykle dyskutujący są tak zaangażowani, że trzeba po prostu poczekać w ciszy aż skończą, albo zapytać o czym rozmawiają, żeby przerwali. To nie jest ich zła wola ani znudzenie zajęciami – przeciwnie, to najczęściej wyraz zaangażowania. Ale to kolejny „poślizg”, czas dla pozostałych zmarnowany.

Szkoleń online od początku nie prowadziliśmy w Code Sprinters w blokach 8 godzinnych. Od razu wiedzieliśmy, że byłoby to zbyt męczące dla uczestników, obniżając ich zdolność do przyswojenia naszych szkoleń, których program jest mocno „napakowany”. Dlatego nasze szkolenia online od początku trwały 3-4 dni po 3.5-4.5h dziennie. Uczestnicy chwalą sobie, że dzięki temu nie mają typowego dla szkoleń popołudniowego „doła energetycznego”. Mogą także lepiej wykorzystać swój dzień – o tych zaletach już pisałem.

Szkoląc stacjonarnie przez dwa pełne dni mogłem zaobserwować, że znużenie i zmęczenie, pojawiające się najpóźniej około 14-ej nie jest wyłącznie domeną szkoleń online. Przeciwnie, na sali jest ono nawet silniejsze, bo zwykle jest to czas po obiedzie – a więc dodatkowo organizm wielu osób krzyczy wręcz o typową poobiednią drzemkę. A tu nie ma mowy o tym (choć niektórzy przysypiają), bo jeszcze kolejne 3-4 godziny szkolenia przed nami. Więc wypija się kawę litrami (porada: lepiej pić wodę niż kawę) i je szkoleniowe ciastka, żeby podnieść sobie poziom cukru – co pomaga, ale tylko na chwilę. W sumie więc wszyscy się męczą – druga połowa dnia jest zawsze trudniejsza, mniej efektywna, o czym mówią też uczestnicy.

Sęk w tym, że na szkoleniu stacjonarnym nie da się tego problemu rozwiązać. Nikt nie przyjedzie na cztery „połówki dni” – raz, że musiałoby go nie być 4 dni w pracy, dwa: to zwiększone koszty dla przyjeżdżających z innych miejscowości o kolejne noclegi, a dla trenera o dni wynajmu sali. Pozostaje się przemęczyć.

I jeszcze jeden delikatny problem. Czasem widać, że ktoś z uczestników ma jakiś kłopot. Nie zgadza się z czymś albo nie rozumie albo jest mocno zamyślony. Jako dla prowadzącego jest to dla mnie sygnał, że z tym kimś trzeba porozmawiać, ustalić co się dzieje. Na szkoleniu stacjonarnym problem jest jak to zrobić dyskretnie, tak, żeby mieć szansę porozmawiać jeden na jeden. Jedyną metodą jest próba „wyłowienia” delikwenta na przerwie, w chwili, kiedy jest sam nad kawą – co nie zawsze się udaje.

Co ciekawe, ten problem, ale w drugą stronę zgłaszali mi też uczestnicy: czasem z różnych powodów krępują się zadać prowadzącemu pytanie kiedy inni uczestnicy są w pobliżu. I również wtedy „łowią” prowadzącego na przerwach albo po szkoleniu.

W formacie online oczywiście problem nie występuje. Rzecz można zrobić natychmiast korzystając z czatu „jeden na jeden”, w razie potrzeby umówić się na dodatkowe e-spotkanie (korzystając z tego, że dzień szkoleniowy jest krótszy).

Czy przez te dwa dni nie było ani jednego momentu, który byłby lepszy niż na szkoleniu online? Owszem, były. Dwa.

Pierwszy, to spontanicznie zorganizowane przez uczestników piwo pierwszego dnia po szkoleniu. Było to fajne i ciekawe towarzysko, zwłaszcza, że w grupie były dwie osoby, które już znałem z wcześniejszej współpracy a dawno nie miałem okazji ich spotkać. Problem w tym czy można to faktycznie podciągnąć pod szkolenie per se?

Drugi, to kiedy na koniec drugiego dnia uczestnicy w ramach scenki praktykowali rozmowę z różnymi typami osobowości (w ramach tematu pracy z interesariuszami) – na tą chwilę wydaje mi się, że zorganizowanie tego na szkoleniu online byłoby mniej skuteczne. Ale niedługo spróbuję i może się okazać, że jednak i tu online pozytywnie mnie zaskoczy. Niemniej, wartość tego jednego ćwiczenia nie uzasadnia w mojej ocenie wysiłku, jakim jest podróż do innego miasta na szkolenie.

Podsumowując, po tych dwóch dniach znów spędzonych na sali poczułem się jako trener jak ktoś, komu kazano się z samochodu przesiąść do furmanki – cofnięcie w czasie do starych, gorszych rozwiązań. Z perspektywy pół roku prowadzenia szkoleń online szkolenie stacjonarne to dla mnie po prostu szkolenie mniej efektywne.

Główne punkty:

• Trudność w przygotowaniu materiałów i ich niższa jakość (papier).
• Trudniejsze „zabranie” notatek i materiałów ze sobą przez uczestników.
• Mniejsza dyscyplina na szkoleniu, w efekcie większe ryzyko poślizgu i „wypadania” materiału do przerobienia z braku czasu.
• Większe zmęczenie w formacie całodniowym a co za tym idzie mniej efektywne uczenie się.
• Dodatkowe niepotrzebne wyjazdy do innego miasta, noclegi itp. itd.
• Ogromne marnotrawstwo papieru.

Dlatego postanowiłem, że szkolenie PSM-II, które poprowadziłem w zeszłym tygodniu było ostatnim szkoleniem stacjonarnym, które osobiście prowadzę; na pewno ostatnim w 2020, a może i w ogóle ostatnim.